El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es un proceso de extracción y almacenamiento de datos automatizados, que permite ahorrar tiempo y reducir costos.
Cuando hablamos de digitalización documental nos referimos a la conversión de documentos que están de manera física a una forma digital. De esta manera muchos de los procesos que se realizan dentro de una empresa pueden organizarse de manera fluida y eficiente.
Dentro de la digitalización, es necesario hablar de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que permite distinguir caracteres de texto impresos o escritos a mano dentro de imágenes digitales de documentos físicos, como un documento escaneado en papel. Convirtiéndose en una tecnología necesaria para las empresas que están en transformación hacia soluciones digitales.
¿Cómo surgió el OCR?
La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres surgió en la década de los 70 como una solución para el aprendizaje con personas con alguna discapacidad visual, pero algunas empresas vieron el gran potencial de esta tecnología para pasar textos físicos a computadoras.
En los años 90, la tecnología OCR se hizo popular en la digitalización de periódicos históricos, y en las siguientes décadas tuvo grandes avances y mejoras en sus metodologías. Llegando a las soluciones actuales que tienen la capacidad de ofrecer una precisión de OCR casi perfecta.
Actualmente, se aplican métodos avanzados para automatizar flujos de trabajo con documentos complejos o de gran volúmen.
¿Cómo funciona el reconocimiento óptico de caracteres?
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extrae y clasifica datos de documentos escaneados y archivos PDF.
Este tipo de sistemas realiza el escaneo, destacar los caracteres, reconocerlos, convertirlos en palabras y luego en oraciones a manera de texto legible.
De esta manera los datos recopilados pueden ser almacenados y organizados para ser consultados fácilmente por los diferentes usuarios sin importar su ubicación.
Además, el OCR puede trabajar con inteligencia artificial (IA) en la implementación de métodos más avanzados de reconocimiento inteligente de caracteres (ICR), como identificar idiomas o estilos de escritura a mano.
Paso a paso del reconocimiento óptico de caracteres
- Escaneo de la imagen: Un escáner lee el documento y convierte los datos a un lenguaje binario para que el software OCR pueda analizar y clasificar la imagen distinguiendo entre los tonos claros y los oscuros.
- Optimización de la imagen: El software elimina errores de posición, alineación, manchas o bordes duros para darle más limpieza y claridad.
- Reconocimiento de patrones: En esta etapa el software comienza a asociar caracteres reconocibles con los que ya tiene almacenados anteriormente para comenzar a formar palabras y frases.
- Procesamiento: El último paso es la conversión de la información a un texto de archivo computarizado como PDF.
Beneficios del reconocimiento óptico de caracteres
Algunas de las ventajas que tiene la implementación de esta tecnología en las organizaciones son:
- Transforma datos en contenido estructurado y editable listo para procesar.
- Permite el almacenamiento de un alto volumen de documentos de manera fácil.
- Optimiza los flujos de trabajo y garantiza el acceso rápido a la información .
- Automatiza el procesamiento de contenido, permitiendo invertir al recurso humano en tareas de valor para la organización.
- Centraliza y asegura los datos sin riesgos de robos, pérdidas o daños.
- Mejora el servicio, ya que permite el acceso a información actualizada y precisa.
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