Multifunciones y escáneres pueden hacer mucho más que digitalizar documentos. Integrados con plataformas de gestión de contenidos, pueden convertirse en puntos de entrada para capturar datos de facturas, contratos o legajos y conectarlos con sistemas, automatizaciones y aplicaciones de inteligencia artificial.
Una factura llega a la organización. Un contrato debe incorporarse a un circuito de gestión. Un legajo necesita actualizarse con nueva documentación.
En muchos casos, el documento se escanea, pero el proceso continúa manualmente: una persona identifica los datos relevantes, los carga en otro sistema, clasifica el archivo o lo deriva al área correspondiente.
El documento ingresó. Pero la información todavía no avanzó.
Ahí aparece una oportunidad para IT y Operaciones: aprovechar multifunciones y escáneres que ya forman parte de la infraestructura y conectarlos con un ecosistema más amplio.
De capturar documentos a capturar datos
Facturas, contratos, legajos, formularios y otros documentos contienen información necesaria para diferentes procesos.
Una factura puede incluir proveedor, fecha, número de comprobante e importe. Un contrato contiene datos sobre partes, vigencia o condiciones. Un legajo reúne información que debe asociarse con una persona, un trámite o una categoría.
Cuando estos documentos ingresan desde una multifunción o un escáner, la captura puede ser solo el primer paso.
A partir de allí, una plataforma especializada puede:
- extraer información relevante;
- identificar y clasificar documentos;
- asociar datos y metadatos;
- aplicar validaciones;
- integrar la información con otros sistemas.
La diferencia es importante: el documento no queda únicamente disponible para consulta. Sus datos pueden continuar hacia las aplicaciones y procesos que los necesitan.
La multifunción como punto de entrada
Muchas organizaciones ya cuentan con equipos multifunción distribuidos entre oficinas, áreas y sucursales.
Integrados con una capa de software, esos equipos pueden convertirse en puntos de entrada para procesos más amplios:
captura → extracción → clasificación → validación → integración
Por ejemplo, una factura capturada puede aportar información a un sistema de gestión. Un contrato puede clasificarse según criterios definidos y continuar hacia una revisión. La documentación de un legajo puede asociarse con el registro correspondiente.
El recorrido cambia según cada caso de uso. Pero el principio es el mismo: conectar el punto de captura con el proceso que necesita esa información.
Cuando los datos activan procesos
Una vez que la información puede extraerse y conectarse con otros sistemas, aparecen nuevas posibilidades de automatización.
Determinados datos pueden:
- iniciar una validación;
- generar una tarea;
- derivar un documento;
- actualizar información;
- alimentar una aplicación de negocio.
Esto permite reducir circuitos donde una persona debe leer un documento y volver a cargar manualmente la misma información en otro entorno.
El objetivo no es automatizar todo. Es identificar dónde una mejor conexión entre documentos, datos y sistemas puede reducir tareas repetitivas y mejorar la continuidad del proceso.
¿Dónde entra la inteligencia artificial?
La inteligencia artificial puede ampliar estas capacidades cuando existe información accesible y un objetivo concreto.
Según el caso de uso, puede ayudar a clasificar documentos, extraer información, reconocer variaciones, identificar patrones o analizar contenidos.
Pero la IA necesita una base sobre la cual trabajar.
Si los documentos permanecen aislados o sus datos no pueden integrarse con otros entornos, las posibilidades de automatización y análisis se reducen.
Por eso, antes de preguntar “¿dónde aplicamos IA?”, conviene revisar el recorrido de la información:
¿cómo ingresa?, ¿qué datos necesitamos?, ¿dónde deben llegar y qué proceso queremos mejorar?
Más valor sobre una tecnología que ya existe
Muchas organizaciones ya cuentan con multifunciones, escáneres, sistemas de gestión y procesos documentales.
La oportunidad no siempre está en sumar más tecnología, sino en integrar mejor la infraestructura existente.
Una multifunción puede capturar. Una plataforma puede extraer y organizar información. Un sistema de gestión puede utilizar los datos. Una automatización puede activar el siguiente paso. Y una aplicación de IA puede sumar nuevas capacidades cuando existe un caso de uso adecuado.
Así, una tecnología ya presente en la organización adquiere un nuevo rol: convertirse en el punto donde la información comienza a avanzar.
De la captura a un ecosistema conectado
En Argontech trabajamos con una mirada integral de la infraestructura y los procesos. Por eso, somos partners de Netcontent, una plataforma que permite gestionar contenidos y acompañar escenarios de captura, extracción, clasificación e integración de información.
Esta alianza nos permite conectar equipos multifunción y escáneres con una capa más amplia de gestión de contenidos, automatización y sistemas de negocio.
Porque el verdadero salto no está solo en escanear un documento.
Está en lograr que la información llegue al lugar donde puede activar el siguiente paso.