A través de la gestión documental son múltiples las empresas que han acelerado su paso hacia la transformación digital. Entre algunas de sus características, se encuentra la optimización de procesos de pago a proveedores o clientes. Sigue leyendo para conocer más.
Los documentos son parte fundamental de las operaciones de una empresa, sin embargo, ya sea por presupuesto o por costumbre, hay muchas organizaciones que aún no avanzan en la digitalización de su gestión documental. Esto puede traducirse en una serie de inconvenientes y retrasos, haciendo que sus procesos sean ineficientes.
Ahora, si nos referimos a operaciones tan relevantes importantes, como pago a proveedores, clientes o usuarios; caemos en un punto aún más crucial: encontrar los papeles adecuados en el momento oportuno para que el proceso no tenga retrasos.
Al día de hoy, las herramientas de digitalización y gestión de datos nos permiten la flexibilidad y agilidad necesaria para optimizar distintos procesos y evitar inconvenientes. Entonces, ¿qué es la gestión documental y cómo ayuda a la optimización de operaciones?
¿En qué consiste la gestión documental?
La gestión documental utiliza un software para almacenar, encontrar y administrar distintos tipos de documentos electrónicos dentro de una organización. A pesar de que existen otros métodos, la mayoría en la actualidad se manejan dentro de la nube.
Algunos de los procesos que realizan los sistemas de gestión documental son:
- Captura de documentos: ya sean documentos en papel, correos electrónicos, plataformas de almacenamiento en la nube, redes sociales, formularios, chats o contenido de un CRM.
- Almacenamiento: estos sistemas guardan los documentos digitales de forma segura, donde las personas autorizadas pueden acceder de forma fácil y rápida.
- Flujos de trabajo: a un sistema de gestión documental se le pueden implementar flujos de trabajo y procesos automatizados. Por ejemplo, una vez ingresado un comprobante de pago hacia un proveedor, este sistema se encargará automáticamente de enviarlo vía correo electrónico a quien corresponda.
Una de las características relevantes de la gestión documental, es que con un sistema de almacenamiento de información relativamente grande basado en papel, tienes que pensar en gastos como: carpetas, gabinetes, tinta, personal y otros requerimientos. Por el contrario, con sistemas de gestión documental puedes ahorrar costos debido a su rapidez y eficiencia.
Cómo ayuda a optimizar procesos de pagos
La gestión documental puede encargarse de optimizar muchos procesos de tu empresa. Al referirnos a todo lo que significa la gestión de pagos, esta es una gran aliada debido a sus propiedades, las cuales se aseguran de que las operaciones funcionen de una manera óptima. Entre algunas de sus características principales podemos mencionar:
Mejor flujo de información
En una empresa los documentos están constantemente moviéndose, ya sea dentro de la misma organización como entre organizaciones distintas. Mediante la gestión de documentos puedes optimizar el flujo de información, disminuyendo el tiempo de respuesta y evitando errores.
Mayor seguridad
Esto es relevante desde diferentes aspectos: en primer lugar, solo personas autorizadas pueden acceder a un sistema de gestión documental; por otro lado, los documentos digitalizados quedan protegidos en caso de deterioro, pérdida y algún evento natural que los pueda dañar.
Una vez cubierta la seguridad de los documentos, se evitan retrasos por contratiempos y, además, se garantiza la confidencialidad necesaria.
Mejora la reputación con clientes y proveedores
Reducción de moras, mejor flujo de información y una mayor seguridad en los procesos que realizas junto a tus clientes y proveedores; va a traer una consecuencia muy gratificante para tu empresa: mejorará tu relación con los agentes externos a tu organización.
Cuando una empresa hace bien su trabajo, no es un secreto. Esto se puede traducir no solo en una mejor reputación, sino que también en una llegada nueva de clientes y oportunidades de negocio.
Herramientas como la gestión documental no solo te permiten mantener tus registros financieros al día y ordenados, sino que también te otorgan oportunidades para mantenerte a la cabeza frente a tu competencia. No esperes más para añadir valor a tus operaciones a través de la transformación digital.
¿Qué esperas para optimizar tus procesos de pago a través de gestión documental?
