¿Es posible reducir los costos de impresión manteniendo una gestión de calidad? Suena complejo, pero cubrir las necesidades con eficiencia presupuestaria solamente requiere de un cambio de foco: en lugar de pensar en los insumos, maquinarias y personas, debemos observar el proceso en su conjunto para activar la optimización de toda la operativa. Veamos cómo lograrlo.
Controlar y gestionar las operaciones de impresión internas es anticipar fallas en procesos, así como impresiones innecesarias o mal uso de la tecnología, que son los factores que más elevan el costo total del funcionamiento. Con los servicios de impresión administrados es posible lograr un flujo de trabajo seguro y con un mejor presupuesto asignado.
De la impresión a una gestión integral gestionada
Un proveedor de MPS efectivo puede reducir la necesidad de llamadas de soporte de TI ineficientes, que insumen demasiado tiempo, y establecer en su lugar un plan de capacitación y soporte ideado para el personal. Las soluciones de impresión gestionada ofrecen una mirada trasversal mucho más precisa. Entre las prácticas más recomendadas que caracterizan a una buena gestión integral encontramos:
- Actualización al día: en la mayoría de las empresas muchas de las impresoras y fotocopiadoras son maquinarias obsoletas o heredados y, por ende, son propensas a fallar, ocasionando costos adicionales. Además, los dispositivos demasiado antiguos no son capaces de realizar múltiples tareas al mismo tiempo y generan un desperdicio de tiempo y de espacio que termina enlenteciendo todo el equipo de trabajo. Contar con equipos actualizados y modernos libera espacio, reduce los costos de energía y dinamiza el trabajo en equipo.
- Seguimiento de las impresiones: del total de páginas que se imprimen diariamente puede que un gran porcentaje sea realmente innecesario. Este desperdicio es algo que puede controlarse, monitorearse y evitarse gracias a los servicios de impresión gestionados que ofrecen la posibilidad de saber para qué y quiénes utilizan las impresoras y fotocopiadoras en cada momento.
- Seguridad de datos: Un documento físico no protegido o una copia olvidada en la bandeja de una impresora pueden poner en riesgo algún aspecto del negocio y ocasionar problemas con sus clientes. Invertir en servicios de TI administrados al servicio de la impresión evita filtraciones de datos y capacita a los empleados acerca de este tipo de errores y sus consecuencias. Un flujo de trabajo automatizado hace realidad el seguimiento sin esfuerzo de todas las interacciones en las distintas sucursales de la empresa.
- Resguardo de suministros: el costo de los suministros de la impresora es una de las variables que más mueve la aguja de gastos. La previsión y el control hace que las empresas puedan, no solo hacer un uso eficiente, sino prever momentos de reposición para realizar compras adecuadas evitando pausas operativas que impactan en las tareas del equipo y corridas de último momento.
- Optimización del entorno de trabajo: la organización integral de los proveedores de servicios MSP permiten una reorganización de toda la cadena de trabajo que, en la práctica, se traduce en dispositivos correctos para las tareas correctas y las prácticas más adecuadas y consensuadas. No se trata de optimizar solamente la flota de impresoras, sino también de toda la cadena de tareas involucradas.
Todos valoran la flexibilidad y simplicidad en las tareas de todos los días, y las actividades de impresión son las que más dolores de cabeza generan cuando no se las planifica, contempla y gestiona adecuadamente. Por eso, las soluciones de impresión gestionadas suelen ser las aliadas menos imaginadas pero más valoradas una vez que se llevan a la práctica.
Además de los costos, los servicios de impresión brindan confiabilidad, seguridad y productividad. Los MPS propician un reenfoque organizacional integral que expande y multiplica sus beneficios hacia todos los niveles.
Dar el primer paso
Independientemente de la industria en la que se trabaje, si su empresa necesita dar el paso hacia una optimización de la gestión de información e impresión, desde Argontech podemos acompañarlo desde el primer al último eslabón de la cadena.
Mediante la última tecnología diseñamos la flota ideal de impresoras, escáneres y equipos multifunción para las organizaciones, contemplando la conectividad de múltiples dispositivos y generando ahorros operativos inmediatos tanto de equipos como de insumos con la máxima seguridad y management centralizado.
Entendemos que la información se gestiona con acciones clave para mantener los procesos e impulsar el crecimiento del negocio. Tenemos las herramientas fundamentales para automatizar flujos de trabajo y lograr mejores resultados.
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