¿Cómo los Servicios Administrados de Impresión facilitan flujos y procesos de trabajo en la organización?

MPS

Mantener el control dentro del entorno de impresión se ha convertido en una herramienta fundamental para el crecimiento de una organización.

Los Servicios Administrados de Impresión o MPS ayudan justamente a cumplir este propósito, garantizando un ahorro de costos importante y sobre todo, manteniendo la seguridad e integridad de la información empresarial.

La utilidad de contar con un MPS va completamente ligada con la necesidad de innovación permanente que debe caracterizar a una empresa para mantener su competitividad en el mundo actual. Esta nota le permitirá conocer tres de los principales beneficios de implementar un Servicio Administrado de Impresión, independientemente del sector o el tamaño de la empresa.

Simplificar flujos de trabajo

Al implementar un MPS, se deben considerar las necesidades actuales del negocio (evaluar su panorama actual) para trabajar en un plan que se enfoque en los resultados deseados.

Primero se constata el número total de los dispositivos de impresión y los patrones de uso que se mantienen, para poder crear un plan de optimización y así alcanzar la que presentamos como tercera ventaja de los MPS: Simplificar los flujos de trabajo.

¿Cómo lograrlo?

• Ubicando los equipos dentro de cada sector, reduciendo o sumando dispositivos según sea necesario: Así se evitarán retrasos, pérdida de productividad, se mejorarán los costos y la atención al cliente, a partir de la adaptación a las necesidades de impresión en cada área de la organización.
• Permitiendo contar con informes de impresión mensuales para establecer políticas positivas de control y seguimiento.
• Ofreciendo la posibilidad de utilizar dispositivos móviles para liberar trabajos de impresión, sin importar el lugar donde esté ni el momento del día que necesite los documentos.
• Eliminando la elaboración de inventarios manuales, que son propensos a errores y que quitan valioso en la productividad laboral.

Incrementar la seguridad

Una multifuncional obsoleta o descuidada puede ser blanco fácil para ciberataques y facilitar acceso no autorizado a toda una red donde se almacena información confidencial.

Preocupa la cantidad de personas que no conoce lo vulnerable que puede ser una impresora cuando se trata del tratamiento, la integridad y la seguridad de la data empresarial.

Los MPS incrementan la seguridad, ya que pueden:

• Usar tarjetas de aproximación para controlar quién puede usar o no los equipos multifuncionales.
• Tener un mayor control para detectar a tiempo violaciones de seguridad y evitar ejecución de programas maliciosos.
• Configurar el envío de datos o información únicamente a los usuarios autorizados.
• Realizar un seguimiento a los documentos que se imprimen de manera centralizada y así garantizar la integridad de la data en todo momento.

Ahorro de costos por mayor visibilidad de equipos y consumibles

Esta característica es fundamental cuando se trata de reducir costos y de evitar inconvenientes con problemas en los equipos, que puedan interrumpir o poner en riesgo la eficiencia y productividad en el flujo de trabajo.

Contar con un monitoreo en tiempo real de los dispositivos de impresión garantiza:

• Un mantenimiento proactivo
• Un tiempo de respuesta oportuno para satisfacción del cliente.
• Que el colaborador no pierda tiempo solicitando tintas, hojas o demás consumibles que requiera la multifuncional, para que pueda invertir esos minutos en generación real de valor para el core del negocio.
• Reducir el uso no autorizado de los dispositivos y controlar quién puede acceder o no a determinadas funcionalidades, lo que a la larga resulta en ahorro de papel e insumos que antes eran considerados costos ocultos en el presupuesto de la organización.

Desde Argontech le orientamos para que obtenga un MPS que se adecúe a su entorno empresarial, pues entendemos que mantener el control sobre todos los recursos de impresión con los que cuenta es crucial para trabajar sin contratiempos y con menos preocupaciones relacionadas a la seguridad de la información. ¡Nada de información en manos equivocadas!

Todos estos beneficios van enfocados en últimas a mejorar la atención al cliente, que resulta indispensable cuando una empresa está orientada a innovar para crecer. ¿Desea mayor información sobre esta solución que mejorará la eficiencia de su organización?

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