¿Qué es un servicio de impresión gestionada (MPS)?

Una solución que mantiene su entorno de impresión profesional optimizado y bajo control.

Lograr un entorno de impresión ordenado y seguro se ha convertido en un desafío para muchas organizaciones. Mantener los equipos actualizados y funcionando a su máxima capacidad suele ser difícil para las empresas, por lo que es habitual encontrar errores, desperdicio de materiales, o atascos en los flujos de trabajo.

Sin embargo, controlar su entorno de impresión nunca ha sido más importante: no solo por las repercusiones económicas directas que puede tener el gasto excesivo en insumos y reparaciones, sino también por el estado de vulnerabilidad a la que se expone a la red en la que se encuentran los equipos de impresión si no están debidamente actualizados y monitoreados.

En ese sentido, los servicios de impresión gestionada se posicionan como una de las soluciones más eficientes a estos problemas.

¿Qué son los servicios de impresión gestionada?

Los servicios de impresión gestionada (o MPS, del inglés managed print services) surgen para aliviar la carga de trabajo que supone mantener un entorno de impresión profesional 100% optimizado, desde la diagramación de la flota de equipamientos hasta el aseguramiento de repuestos y servicio técnico.

El servicio MPS pone en manos de profesionales la administración de los procesos de impresión y escaneo de su compañía, ordenando la gestión de documentos y supervisando el rendimiento de sus equipos. El objetivo es alinear el desempeño de su flota a las verdaderas necesidades de la empresa, ahorrando en costos de mantenimiento e insumos, y protegiendo su información y sus redes con los niveles de seguridad que necesita.

Tres grandes ventajas de los servicios de impresión gestionada

Un servicio MPS puede tener distintos beneficios para su compañía, pero hay tres grandes ventajas que nos gustaría destacar: el ahorro de costos; la optimización de los flujos de trabajo; y la notable mejora en la seguridad.

1. Ahorro de costos

Los servicios MPS permiten que su empresa disminuya los costos relacionados con su entorno de impresión al implementar un monitoreo en tiempo real de los dispositivos. Ello facilita que:

• haya un mantenimiento proactivo, adelantándose a los problemas antes de que ocurran y afecten los flujos de trabajo;
• sus colaboradores no inviertan tiempo solicitando tóner, y otros insumos.
• no existan usos no autorizados de los dispositivos, controlando quién puede acceder o no a determinadas funcionalidades, y verificando cuánto se imprime.

Este control en tiempo real resulta, en el corto plazo, en un ahorro de papel e insumos que antes eran considerados costos ocultos en el presupuesto de su organización.

2. Optimización de los flujos de trabajo

La optimización de los flujos de trabajo se basa en el análisis de su infraestructura de impresión y la reorganización de sus activos siguiendo una serie de mejores prácticas. Esto implica:

• Reubicar los equipos de cada sector, reduciendo o sumando dispositivos según sea necesario para evitar retrasos y pérdida de productividad.
• Elaborar informes de impresión mensuales para establecer políticas positivas de control y seguimiento.
• Ofrecer la posibilidad de utilizar dispositivos móviles para liberar trabajos de impresión, sin importar el lugar donde esté ni el momento del día que necesite los documentos.
• Implementar herramientas “follow me”, a través de las cuales la liberación de documentos se realiza en cualquier equipo cuando el usuario se loguea en él. En caso de que la impresión no sea solicitada, la misma se elimina automáticamente del sistema luego de transcurrir el tiempo pre configurado por el departamento de IT. Esto resulta en una reducción de impresiones innecesarias, y garantiza que la información llegue solo a las manos correctas.

El objetivo de esta reorganización y seguimiento es lograr que las necesidades de impresión en cada área de su organización estén 100% cubiertas, de manera que no haya atascos ni pérdida de productividad.

3. Mejora en la seguridad

En la era del Internet de las Cosas (IoT), cada vez más dispositivos están conectados y es mayor la cantidad de datos que se intercambian entre ellos. Esto, que por un lado supone grandes ventajas, tiene el riesgo de exponer información sensible de su compañía ante ciberataques. 

Por eso, hoy es más importante que nunca trabajar en la seguridad de todos sus equipos, incluyendo las multifuncionales de su red. Una multifuncional obsoleta o descuidada puede facilitar el acceso no autorizado a toda una red donde se almacena información confidencial.

Los servicios de impresión gestionada le ayudan a minimizar los riesgos de distintas maneras:

• Manteniendo los equipos debidamente actualizados y configurados.
• Utilizando tarjetas de aproximación para controlar quién puede usar o no los equipos multifuncionales.
• Monitoreando los equipos para detectar violaciones de seguridad y evitar ejecución de programas maliciosos.
• Configurando el envío de datos o información únicamente a los usuarios autorizados.
• Realizando un seguimiento a los documentos que se imprimen de manera centralizada, garantizando la integridad de los datos en todo momento.

Un equipo vulnerado puede generar consecuencias económicas, legales y de reputación considerables, por lo que es muy importante prevenir y mitigar todos los riesgos existentes.

Más información

Los servicios de impresión gestionada de Argontech proveen a su compañía de todo lo necesario para cubrir sus necesidades de impresión, incluyendo equipamiento, insumos, repuestos, servicio técnico especializado y herramientas de software para la administración y el monitoreo de los equipos.

Como socios estratégicos de su negocio, ofrecemos asesoramiento y capacitación a sus colaboradores para implementar políticas de impresión adecuadas, optimizando el desempeño de los equipos en un entorno seguro y adaptable a las necesidades cambiantes de su empresa.

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