El rol de los Servicios Administrados de Impresión en la seguridad de la información

Mientras que el mundo crece a pasos agigantados a la par del desarrollo de las nuevas tecnologías de información y comunicación, surge una nueva inquietud para las empresas y organizaciones: mantener todos sus documentos protegidos y contar con estándares de seguridad que impidan comprometer o perder definitivamente datos, aun cuando se encuentren interconectados a una red.

Seguramente no se imagina la cantidad de información que circula por los dispositivos multifuncionales o impresoras de su empresa. ¿Se ha puesto a pensar el riesgo de vulnerabilidad que pueden correr? ¿Las amenazas y costos que representaría una intromisión en su red? Si la respuesta es afirmativa y busca cambiar este panorama para brindarle a su información la seguridad que requiere, al mismo tiempo que garantiza un flujo de trabajo optimizado, en esta nota nos encargaremos de explicarles cómo pueden lograr ambos beneficios utilizando los Servicios Administrados de Impresión (MPS).

Revisión constante de la seguridad

Al momento de elegir un servicio tercerizado para administrar sus impresiones debe evaluar con precisión lo que le ofrecen y asegurarse que otorguen a la seguridad de sus redes, documentos e impresiones el protagonismo que se merecen. Existen distintas opciones para lograr este objetivo dentro de su parque de impresoras y equipos multifuncionales, usted puede escoger determinadas normas o medidas básicas de seguridad dependiendo de sus necesidades y los objetivos de la organización. A continuación, mencionaremos algunas:

Herramientas de software para controlar dispositivos

Fundamentales para mantener la seguridad de la gestión de documentos, conocer el estado de los diversos equipos en funcionamiento, realizar reportes y adicionalmente contar con la posibilidad de usar tarjetas de aproximación para tener la potestad o no de imprimir, escanear, reproducir o compartir determinados archivos. Además de las soluciones provistas por las principales marcas de impresoras a nivel internacional, existen algunos programas como Paper Cut que le ayudarán a mantener un control centralizado de los servicios de impresión y agregarán un plus a la seguridad de sus datos.

Protección contra malware

Las funcionalidades que incluyen los MPS permiten detectar a tiempo violaciones de seguridad o ataques de hackers a impresoras desprotegidas, al mismo tiempo que evitan la ejecución de programas maliciosos, por lo que no tendrá que preocuparse: su información sensible/confidencial o los puntos de acceso a ellas que tienden a ser vulnerables estarán siempre a salvo de malware o de personas que quieran ingresar al equipo sin previa autorización.

Seguridad de los datos

Un servicio de impresión gestionado que sea confiable le permitirá administrar remotamente sus equipos y configurar el envío de datos o informaciones (según sus requerimientos o necesidades) únicamente a los usuarios autorizados; de esta forma evitará la filtración de documentos confidenciales y protegerá la configuración de los dispositivos involucrados para enviar/recibir información.

Adicionalmente podrá:

• Realizar un cifrado de la información extremo a extremo.
• Contar con sistemas de borrado automático de memoria en los dispositivos para garantizar que la impresión es realmente segura.
• Efectuar un seguimiento/ auditoría a los documentos que se imprimen de manera centralizada.
• Incluir marcas de agua en cualquier trabajo impreso o escaneado.
• Realizar un listado de seguridad con palabras claves, que el encargado de seguridad podrá detectar al monitorear en tiempo real los contenidos.

La seguridad es un valor agregado fundamental

Desde Argontech valoramos su trabajo y somos conscientes de lo fundamental que es preservar la seguridad de sus documentos e información para garantizar la integridad de la organización, evitar gastos excesivos y monitorear el uso de los equipos multifuncionales desde que se encienden hasta que se apagan. Generalmente, no se tiene idea de toda la información sensible que se puede extraer de una impresora y el acceso a la red que se logra desde ella; con los sistemas gestionados de impresión podrá estar seguro de que sus datos estarán protegidos y al alcance de los usuarios autorizados dónde y cuándo lo necesiten.

¿Desea que sus documentos digitales e impresos estén siempre resguardados? ¿Saber que su información está a salvo de hackers o malware que pueda insertarse en la red? Contáctenos y seremos su aliado para lograrlo.