¿Por qué los Servicios Administrados de Impresión son una ventaja competitiva?

Los gastos excesivos y los procesos ineficientes que traía consigo la implementación de políticas irregulares de impresión han quedado en el pasado. Desde que surgieron los Sistemas de Administrados de Impresión su empresa tiene la posibilidad de manejar eficientemente los flujos de trabajo, conectar sus procesos internos y hasta ahorrar un 30% en los gastos de impresión (incluyendo papel, tinta, electricidad y otros insumos) que antes tantos dolores de cabeza le causaban.

Y si, es totalmente cierto que contar con esta herramienta lo hace más competitivo en el mercado, indiferentemente del sector en el cual su empresa se desarrolle, siempre es bueno un poco de control para lograr un uso eficiente los recursos disponibles,  al mismo tiempo que se trabaja en capacitar al personal para un manejo adecuado de los equipos, para posteriormente mantener la seguridad en los documentos gestionados y dar un paso adelante hacia la productividad y la sostenibilidad de la organización a mediano y largo plazo.

En esta nota nos encargaremos de dibujarle un escenario más amplio de los beneficios que trae consigo la implementación de los MPS (Managed Print Services, como se le conoce en inglés) y de poner como punto base un tema bastante relevante: ¿por qué le permite este sistema de impresión obtener una ventaja competitiva?

Los MPS detectan errores a tiempo y evitan interrupciones del trabajo ya planificado

No tiene que esperar a que sus dispositivos multifuncionales presenten una falla para actuar. Los sistemas gestionados le permiten anticiparse a este acontecimiento, manteniendo de esta forma activos los flujos de trabajo y permitiéndole responder eficientemente a los requerimientos del cliente o usuario final cuándo y dónde se le requiera. Una ventaja que claramente lo diferenciará positivamente de la competencia.

Aprovechan las ventajas que ofrece el Internet de las Cosas (IoT)

El internet de las cosas se ha convertido en una herramienta que conecta globalmente dispositivos mediante el uso de las redes y permite la creación de nuevos modelos de negocio. Imagine que resultaría de fusionar los servicios administrados de impresión con esta tecnología.

Lo cierto es que esta conexión ya es una realidad y es posible utilizar sensores de diagnóstico para conocer en tiempo real el funcionamiento de una impresora o sus posibles fallas, brindándole una ventaja competitiva y potencial que su empresa sabrá valorar. Además de ésto, el IoT le permitirá precisar información detallada sobre el uso de los dispositivos que utilizan papel para establecer polìticas de impresión según las necesidades de los departamentos o usuarios. Toda una vanguardia tecnológica que beneficia tanto al cliente como al dueño o administrador de la empresa en cuestión.

La empresa se puede dedicar a generar valor para sus clientes

Explicarlo es muy simple: los servicios administrados de impresión le permitirán tener tiempo adicional para dedicarle a su empresa y trabajar en beneficio de su permanencia y productividad. Los inconvenientes de operatividad del parque de impresoras pasarán a ser un problema del pasado; en cambio, logrará un nivel superior de servicio, tomará mejores decisiones y la eficiencia administrativa alcanzará otro nivel.

Logrará una eficiente extracción de datos

Los MPS llevan el uso de sus datos a otro nivel. La tecnología que utilizan dichos sistemas de gestión le concederá información que permite mejorar a corto, mediano y largo plazo las capacidades del servicio prestado, generar reportes a tiempo, utilizar eficientemente el parque de impresoras y demás equipos multifuncionales con los que cuente la compañía, ampliar los servicios (en el caso de ser necesario), y trabajar permanentemente por mejorar los resultados empresariales.

Garantiza la confidencialidad y la seguridad de los datos suministrados, al mismo tiempo que ahorra dinero y acorta los tiempos de trabajo

Al centralizar la administración de los equipos multifuncionales e impresoras dentro de su compañía conseguirá un ahorro de costos significativo en todo a lo que impresión se refiere, con reportes que miden comportamientos de departamentos y usuarios para aplicar (si se requiere) medidas correctivas que le permitan optimizar los procesos de trabajo.

Al mismo tiempo garantizará la protección y la seguridad de los datos con el uso de softwares o programas como Paper Cut que le otorgan, entre muchos otros beneficios, la posibilidad de usar tarjetas de aproximación o identificadores para imprimir y al mismo tiempo llevar un control del funcionamiento de dichos equipos desde un sistema centralizado. No nos queda duda, la seguridad alcanza otro nivel con estos beneficios.

Los MPS son la respuesta clara a los desafíos del futuro

Una empresa que tenga como meta a corto plazo transformar sus políticas de impresión para lograr toda esta serie de beneficios, es una empresa que se visualiza positivamente en el futuro y que seguramente podrá hacerle frente a las exigencias del cliente y el mercado.

Desde Argontech apostamos por la optimización de los procesos de negocio, cuidando su dinero, su tiempo y los recursos con los que se cuenta para ofrecer un valor agregado. ¿Quiere generar una verdadera ventaja competitiva con los servicios administrados de impresión? ¿extraer datos que sirvan para optimizar sus procesos documentales? ¿aprovechar todos los beneficios que se integran con el IoT? No espere más y contáctenos, somos su socio estratégico y le permitiremos crecer como nunca antes lo había imaginado.