Descubra cómo agilizar sus procesos mediante la firma electrónica o digital más apropiada para cada uno. Le proponemos un test para ayudarle a entender sus verdaderas necesidades.
El mundo se digitaliza: cada vez más actividades diarias y procesos empresariales se adelantan vía web o mediante dispositivos electrónicos.
Y firmar documentos, un acto tan cotidiano, se muda también del mundo analógico a las pantallas. Para muchos, es normal tener guardada en el celular, o en su notebook, su firma manuscrita digitalizada.
También, para quien adelanta gestiones en hospitales, bancos, oficinas u otras entidades, es común ver su firma escaneada o capturada con una tableta digitalizadora.
Pero, en el contexto empresarial, en el que se mueven grandes sumas de dinero y se requieren garantías, las firmas digitalizadas deben velar por aspectos como:
- Autenticidad del documento
- Integridad de la información
- Seguridad del firmante
- Identidad del firmante.
- Validez legal del contenido
¿Cuál es la diferencia entre firma digital o electrónica?
Más allá de digitalizar una firma para pdf, lo que las empresas necesitan, en un entorno global de negocios, es acceder a alternativas basadas en software y plataformas robustas de encriptación. Pero antes de determinar el tipo de firma que necesita su negocio, es necesario diferenciar entre firma electrónica y firma digital:
Sin embargo, ya sea que se trate de una firma electrónica o digital, ambas pueden ofrecer tres niveles de garantía:
- Simple
- Avanzado
- Calificado
Firmas digitalizadas: test para elegir la adecuada
Según el tipo de negocio o proceso que realice en un momento específico, puede optar por una firma digital o electrónica en alguno de los tres niveles mencionados.
Responda a las siguientes preguntas y le daremos claves sobre la mejor solución para garantizar la seguridad, integridad y autenticidad de su documento, según el caso:
1. ¿El documento debe permanecer inmodificable después de ser firmado y, de ser así, es necesario registrar quién realizó los cambios y cuándo los hizo?
- No es fundamental que el documento sea inmodificable.
- No importa si se modifica, pero debemos saber quién lo hace.
- Debe permanecer inmodificable luego de la firma.
2. ¿La firma debe estar, necesariamente, asociada al firmante y es importante proteger su identidad?
- No es necesaria ninguna de ambas cosas.
- Debe ser asociada al firmante pero puede saberse de quién se trata.
- Es importante que sea asociada al firmante y proteger su identidad.
3. ¿Es importante que solo una persona pueda acceder a la información?
- No, cualquiera puede acceder
- El acceso debe limitarse a unos pocos.
- Solo la persona autorizada puede conocer el contenido.
4. ¿La firma se tomará de forma online o en el sitio donde sucede el proceso?
- Se tomará en el sitio
- Puede suceder de ambas maneras
- Solo puede ser online
La mejor opción de firma digital para sus procesos es:
Si sus respuestas fueron en su mayoría A, lo más probable es que se trate de una minuta, un certificado laboral o documentos de sensibilidad baja, por lo que una firma electrónica de garantía baja puede ser suficiente.
Si casi todas fueron B, puede tratarse de la firma de un préstamo o un negocio que exija recurrir a una firma electrónica o digital de garantía alta.
Si las respuestas C fueron más numerosas, necesita definitivamente una firma digital calificada, accesible a través de un token (memoria USB) o tarjeta inteligente. Es posible que se trate de documentos propios con información sensible de la operación comercial de la empresa.
Sea que se requiera la firma digital de un pdf o la encriptación de datos importantes, es necesario respaldar el proceso con una plataforma que permita:
- Enviar los documentos por correo, chat o sms
- Crear plantillas personalizadas para enviar firmas recurrentes.
- Auditar los eventos digitales relacionados con los documentos
- Agregar y retirar accesos y permisos.
Ya conoce una forma sencilla de garantizar la integridad de la información corporativa y hacer más rentables sus procesos, a través del uso de firmas digitalizadas.
¿Le gustaría implementar un ecosistema seguro para sus firmas electrónicas y digitales?
