Junto a Xerox | Lexmark es posible repensar cómo los equipos multifunción permiten automatizar procesos y lograr que la entrada y salida de documentos en una organización fluya de forma ordenada.
En muchas organizaciones, los equipos multifunción forman parte del flujo diario de trabajo. Lo que cambió en los últimos años no es solo la tecnología, sino su rol dentro de los procesos.
Hoy, equipos como los de Xerox | Lexmark permiten ir más allá del escaneo o la impresión, y convertirse en un punto de inicio para automatizar tareas operativas.
Tradicionalmente, el equipo se utilizaba para digitalizar e imprimir documentos. Ese era el punto final del proceso. Ahora, ese mismo momento puede ser el inicio.
Cada documento que pasa por el equipo abre una oportunidad: capturar la información, interpretarla y dirigirla automáticamente hacia donde tiene que estar.
Al mismo tiempo, muchos procesos también requieren generar documentos físicos a partir de sistemas digitales.
En estos casos, la impresión deja de ser una acción aislada y pasa a integrarse dentro del flujo, permitiendo automatizar también la salida de la información.
A partir de este enfoque, existen distintas formas de aplicar automatización desde el equipo.
1. Captura estructurada de documentos
Desde el panel, es posible definir criterios para que la información se organice desde el origen, evitando reprocesos y facilitando su uso.
Esto permite que cada documento ya ingrese al proceso de forma ordenada.
2. Clasificación automática
Los documentos pueden identificarse según su tipo y direccionarse automáticamente al destino correspondiente.
Esto reduce la necesidad de intervención manual posterior y mejora la eficiencia operativa.
3. Integración con sistemas de gestión
La información capturada puede integrarse directamente con sistemas de gestión, evitando que los documentos queden aislados.
De esta manera, pasan a formar parte activa de los procesos desde el primer momento.
4. Activación de flujos
Un documento puede iniciar automáticamente circuitos internos, como validaciones o aprobaciones.
Así, el equipo deja de ser un punto final y se convierte en un punto de partida dentro del proceso.
5. Acceso inmediato a la información
Al integrarse desde el origen, la información queda disponible sin pasos intermedios.
Esto mejora el acceso y reduce los tiempos operativos en distintas áreas.
Para que estas capacidades generen valor real, es clave la integración con los procesos de cada organización.
En este punto, Argontech, como partner oficial de Netcontent —plataforma especializada en automatización y gestión de procesos documentales— permite implementar soluciones que conectan los equipos multifunción con los sistemas y flujos de trabajo, aprovechando al máximo el potencial de tecnologías como Xerox | Lexmark.
El valor del equipo hoy va más allá de sus funciones tradicionales. Se potencia cuando se integra dentro de los procesos de la organización.
Pensar el equipo multifunción como un punto de entrada y salida de la información permite simplificar tareas, mejorar la trazabilidad y optimizar la operación.