Cómo detectar documentos incompletos, falsificados o con datos erróneos en el momento de la captura
En sectores donde la precisión documental es crítica, digitalizar un documento no siempre es suficiente. Muchas veces, la validación se realiza después del escaneo, lo que implica demoras y riesgo de que información inválida avance en el proceso.
Hoy, los equipos multifuncionales con inteligencia artificial pueden realizar validaciones en el mismo momento de la captura, evitando que un documento defectuoso o fraudulento llegue a la siguiente etapa.
¿Cómo funciona la validación en el punto de captura?
La IA integrada en el equipo analiza el documento desde varios ángulos en milisegundos:
- Reconocimiento de firmas y sellos: compara patrones con bases autorizadas para confirmar su autenticidad.
- Verificación de campos obligatorios: identifica si faltan datos como fechas, códigos, montos o información de contacto.
- Lectura y validación de códigos de barras o QR: comprueba si el código corresponde al registro correcto en el sistema.
- Detección de manipulación: identifica inconsistencias en imágenes, manchas sospechosas o cambios en la tipografía.
Si se detecta un problema, el equipo notifica al usuario con una alerta inmediata para que corrija antes de enviar el documento. En un entorno de impresión gestionada, estas validaciones se actualizan automáticamente y el mantenimiento del software se realiza de forma remota, asegurando la continuidad del servicio y la máxima disponibilidad de los equipos.
Beneficios para la organización
- Prevención de errores en origen: se evitan reprocesos y reenvíos.
- Ahorro de tiempo: no se requiere verificación manual posterior.
- Cumplimiento normativo: se asegura que cada documento cumple con los requisitos antes de almacenarse.
- Seguridad reforzada: se reduce el riesgo de fraude documental.
Ejemplos de aplicación.
- Finanzas: validación de facturas con todos los campos fiscales completos y verificación de QR oficial.
- Salud: comprobación de que un formulario de consentimiento incluye firma y datos del paciente.
- Logística: confirmación de que un remito contiene sello y firma de recepción antes de subirlo al ERP.
- Sector legal: verificación de contratos con todas las cláusulas y anexos presentes.
En Argontech, ayudamos a que los equipos multifuncionales no solo capturen documentos, sino que también garanticen su validez desde el primer contacto.
A través de un modelo de impresión gestionada con inteligencia artificial integrada, aseguramos la actualización constante de los algoritmos de validación, soporte remoto y control proactivo, reduciendo riesgos, acelerando procesos y garantizando información confiable desde el origen.