Cómo configurar acciones automáticas desde el panel del equipo y agilizar procesos desde el primer paso
Durante años, los equipos multifuncionales fueron vistos como simples herramientas de impresión y escaneo. Pero hoy, gracias a la integración con plataformas inteligentes y a las nuevas funcionalidades orientadas a la automatización, estos dispositivos se transformaron en puntos estratégicos dentro de los flujos documentales de las organizaciones.
Ya no se trata solo de “digitalizar” un documento, sino de iniciar un proceso completo, estructurado y trazable, directamente desde la pantalla del equipo.
🔁 ¿Qué significa automatizar un flujo desde el multifuncional?
Cuando un equipo multifuncional permite al usuario ejecutar una secuencia de tareas con un solo toque, hablamos de automatización de flujos.
Por ejemplo, desde el panel del dispositivo se puede seleccionar una opción como:
📤 “Enviar remito firmado al área de logística”
Y al hacerlo, el equipo:
- Escanea el documento.
- Lo convierte en PDF con OCR aplicado.
- Extrae los datos clave (fecha, número de remito, firma, etc.).
- Lo clasifica automáticamente.
- Lo sube al gestor documental en la carpeta correspondiente.
- Notifica al área de logística por mail o dentro del sistema.
Todo eso, sin abrir una computadora.
⚙️ ¿Cómo funciona esta automatización?
Los flujos automatizados se configuran de forma centralizada, generalmente por parte del equipo de sistemas o del proveedor de soluciones documentales.
En un modelo de impresión gestionada (MPS), estos flujos se mantienen siempre disponibles, actualizados y con soporte proactivo para garantizar continuidad operativa. Cada flujo puede estar asociado a:
- Un área (Finanzas, RRHH, Logística, Legales)
- Un tipo de documento (Factura, Contrato, Remito, Legajo)
- Un circuito específico (Carga – Validación – Aprobación – Archivo)
Una vez configurados, los flujos aparecen como botones en el panel del equipo, personalizados para cada usuario o grupo. Esto permite:
- Evitar errores manuales de clasificación o envío.
- Acelerar tareas recurrentes.
- Eliminar pasos innecesarios entre escaneo y procesamiento.
🧩 Ventajas para cada tipo de organización
📦 En logística:
Escanear un remito y enviarlo automáticamente al sistema ERP para confirmar recepción de mercadería.
🏥 En salud:
Digitalizar formularios de consentimiento firmados y vincularlos a la historia clínica del paciente en segundos.
💼 En administración:
Capturar facturas recibidas por papel, extraer los datos y enviarlas a validación automática por RPA.
📄 En legales o talento:
Escanear contratos y legajos directamente al gestor documental, con permisos y trazabilidad aplicada.
🛡️ Seguridad y control incluidos
Cada flujo puede incorporar reglas de seguridad para garantizar el cumplimiento normativo y la confidencialidad:
- Autenticación del usuario al iniciar el flujo (tarjeta, PIN o login).
- Registro de cada operación realizada.
- Asignación automática de permisos de acceso.
- Alerta ante documentos incompletos o ilegibles.
📈 Impacto real: eficiencia y menos errores
Implementar flujos automatizados desde el multifuncional genera beneficios tangibles:
- ⏱️ Menos tiempo operativo por tarea repetitiva.
- ✅ Reducción de errores por carga manual.
- 📊 Información estructurada desde el ingreso.
- 🔄 Procesos que fluyen sin intervención adicional.
- 📂 Documentación centralizada y lista para auditorías.
🤝 El rol de Argontech en la automatización de flujos con equipos multifuncionales
En Argontech, trabajamos con organizaciones para que sus equipos multifuncionales dejen de ser dispositivos aislados y se conviertan en parte de un ecosistema automatizado. Ofrecemos:
- Diseño e implementación de flujos personalizados.
- Integración con plataformas de gestión documental.
- Renta y mantenimiento de equipos multifuncionales con soporte proactivo.
- Capacitación para usuarios y administradores.
- Monitoreo remoto y ajustes continuos.
👉 Automatizar desde el primer paso —desde la misma impresora o escáner— permite ganar tiempo, reducir riesgos y empoderar a cada área con herramientas más inteligentes.
¿Su organización sigue escaneando documentos “a mano” para luego cargarlos en otro sistema?
Es hora de dejar que el equipo multifuncional trabaje por usted.