Un plus en el entorno empresarial
Clasificación automática de contenidos
Toda empresa, sin importar su tamaño, se encuentra ante el desafío diario de organizar todo el contenido que recibe para facilitar el fácil acceso y la gestión de la información. Esto, con la adopción del Big Data, se ha vuelto una tarea aún más compleja y hace más relevante la necesidad de contar con una gestión documental eficiente al interior de las compañías.
En este contexto, las soluciones de clasificación automática (por forma y contenido) llegan para comprender, clasificar y archivar la información que se recibe, que pueden ser usadas por cualquier colaborador, sin necesidad de capacitaciones o conocimientos técnicos.
¿Son estas plataformas un plus para la productividad en el entorno empresarial? La respuesta definitivamente es sí, y en esta nota explicaremos el por qué.
Le invitamos a leer.
Información crítica, disponible al instante
Este punto es fundamental en empresas de fabricación, portales legales, departamentos de seguridad o de recursos humanos, y en todas aquellas áreas en las que se requiera un mayor control de la información para el eficiente cumplimiento de las tareas.
No importa qué tan grande sea el repositorio de documentos, las soluciones de clasificación automática de contenidos permiten organizarlos para que no se conviertan en un dolor de cabeza y puedan ser encontrados fácilmente, lo que evitará pérdidas de tiempo, y consolidará el camino hacia una toma de decisiones asertiva, basada en información.
Esto se logra con la generación de metadatos dentro del contenido archivado, para que sea aún más fácil su localización, agrupación y recuperación.
Directo a los departamentos encargados
La tecnología de clasificación automática no solo reconoce cada tipo de archivo, también lo envía o lo enruta con el departamento encargado de su evaluación, por ejemplo, si se trata de una factura, es remitida directamente al departamento financiero, o si es una orden de compra, va al departamento de ventas. De esta forma se aumenta la eficacia en los flujos de trabajo y se ofrece una experiencia al cliente interno y externo cada vez más satisfactoria.
Adicionalmente, estas soluciones de clasificación automática ayudan a la comprobación de conjuntos de documentos, capturan los datos críticos contenidos en ellos y los verifica según criterios ya predefinidos. Este beneficio ayuda a empresas a procesar solicitudes mucho más rápido, por ejemplo las entidades financieras podrán analizar solicitudes de créditos, tarjetas y otros trámites importantes en tiempo record.
Reducción de los riesgos y garantía de control
Si damos por sentado que cada área interna de una empresa cuenta con su propio “silo de datos”, podemos asegurar que hay ineficiencias y fallas en el manejo de la información.
Las soluciones de clasificación automática de contenido logran encontrar los documentos que “flotan” dispersos en su organización, o que se encuentran en los mencionados “silos de datos” y que llegan a ser riesgosos si caen en las manos equivocadas. Por ello, contar con una de estas plataformas supone una garantía de control: no solamente sabrá de la existencia de cada documento que entre a la organización, también identificará los datos que se puedan descartar o los que se deban archivar en un nivel específico para aumentar la eficiencia de los procesos cuando llegue la hora de buscar información.
Migración de datos ¡sin problemas!
¿La empresa desea mudarse a un nuevo sistema dentro de su gestión de contenido empresarial? Otro beneficio de estas soluciones de clasificación es que la migración de datos puede hacerse sin problemas, con la garantía de contar con un archivo único que a su vez se encuentra bien organizado.
Así, un proyecto de migración resulta ideal para optimizar la capacidad de almacenamiento y evitar el traspaso de datos que están huérfanos o que no aportan nada al negocio. Cuando ya existe un orden previo, de la mano de las soluciones de clasificación automática, este proceso de migración resulta más fácil y contribuye a garantizar la seguridad de la información.
Clasificación de datos: una tarea para todos
Argontech, en alianza con ABBYY, pone a su alcance sus soluciones de clasificación, las cuales incluyen una interfaz muy fácil de usar y la posibilidad de organizar/clasificar información utilizando tecnologías de procesamiento de lenguaje natural y captura de datos.
Elimine riesgos y costos, mientras que optimiza la generación de ingresos: una ventaja competitiva que la ejecución del negocio agradecerá.
¿Quiere conocer más sobre estas soluciones de clasificación?