Desde que un documento entra hasta que se elimina del sistema, existen ciertas fases clave para administrar todos los archivos de su sistema de gestión documental con mayor eficiencia. En este artículo le invitamos a conocer cuáles son.
Debido a sus propiedades, la gestión documental es clave en los procesos de miles de empresas. A pesar de que ya es una práctica mucho más adoptada, esta gestión cuenta con ciertos procesos que se deben llevar a cabo para sacarle el máximo partido a una herramienta clave para la administración de archivos.
Las 7 fases de la gestión documental en las empresas
Para que usted pueda comprender mejor en qué consisten estas fases y por qué es importante tomarlas en cuenta, se las compartimos a continuación.
1. Ingreso de los documentos al sistema
El primer paso para comenzar el camino hacia la gestión documental, es el ingreso de los documentos al sistema. Ya sea a través de captura digital (OCR) de documentos físicos o incorporación de archivos ya existentes, es clave considerar qué archivos van a ir y cuáles ya no son necesarios.
2.Extraer, clasificar y validar
A través de metadatos, es necesario darle a los archivos durante el proceso de incorporación un método de identificación y descripción para saber de qué se trata y, además, que sean simples de recuperar y encontrar en caso de ser necesario.
Por otro lado, es clave agrupar los archivos que se encuentren relacionados en función de algunas características o funcionalidades.
3. Almacenamiento
Con la finalidad de preservar, mantener la fiabilidad y la autenticidad del documento; en la etapa de almacenamiento se garantiza que los archivos se encuentren en un ecosistema seguro. Para llevar a cabo esta tarea, se debe revisar las condiciones de almacenamiento y quiénes tienen acceso a manipulaciones de documentos para reducir los riesgos latentes.
4. Permisos
En la etapa de accesos o permisos, se gestiona quiénes tienen acceso a cierta información y qué es lo que puede hacer con ella. Generalmente, esto está dispuesto por las necesidades de la organización, como privacidad, o dentro de estipulaciones legales, como podría ser confidencialidad paciente-médico, cliente-abogado o documentos financieros.
5. Seguimiento
El seguimiento de los archivos es clave para cualquier tipo de organización. Esto se debe a que al hacer un rastreo, es posible saber quién tuvo acceso a qué documento y cuáles han sido sus movimientos, lo cual garantiza con mucha más certeza la seguridad de la información.
Además, permite saber en qué etapa del flujo se encuentra algún documento, siendo localizado cada vez que se necesite. Este rastreo tiene como finalidad mantener el control de cada uno de los archivos, desde que ingresa hasta que sale del sistema.
6. Revisión
Considerando que cada documento tiene una función específica, esta etapa es clave. Aquí se revisa el plazo de conservación de cada uno de los archivos de acuerdo a un calendario y se toman medidas, por ejemplo: transferencia a otra clasificación, eliminación o conservar de forma permanente.
Es fundamental asegurarse de que el documento ya no tenga utilidad para la empresa o sus clientes antes de realizar cualquier acción.
7. Mantenimiento
Con el fin de que la documentación se encuentre fluyendo correctamente y protegida de latentes amenazas, es fundamental realizar procesos de mantenimiento y revisión de los procedimientos, entre ellos: ecosistema digital apropiado (software e integraciones actualizados) y asignación de responsabilidades y flujos de trabajo.
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