La tecnología de Internet de las Cosas (IoT, por sus siglas en inglés) está transformando todos los aspectos de nuestras vidas y de nuestros negocios. Los equipos multifuncionales de última generación, compatibles con IoT, están marcando una diferencia significativa en cómo las organizaciones gestionan sus procesos de impresión y documentación.
Estos equipos no sólo realizan funciones tradicionales como imprimir, escanear y copiar, sino que también están diseñados para conectarse, comunicarse y optimizar su rendimiento a través de la red y hasta como terminales de autoconsulta.
¿Qué es IoT y cómo se aplica en los equipos multifuncionales?
El Internet de las Cosas (IoT) se refiere a la interconexión de dispositivos físicos a través de Internet, permitiendo que estos recojan y compartan datos entre sí. En el caso de los equipos multifuncionales, la integración con IoT permite que los dispositivos se conecten a la red de la empresa, mejorando su capacidad para comunicarse con otros sistemas y plataformas en la nube.
Esto les da una inteligencia adicional, lo que va más allá de la simple impresión o escaneo.
6 ventajas de contar con equipos multifuncionales compatibles con IoT
1. Monitoreo en tiempo real para una gestión proactiva
Una de las principales ventajas de contar con equipos multifuncionales IoT es el monitoreo en tiempo real. Estos dispositivos pueden enviar alertas y reportes de su estado a los administradores de la red o al equipo de soporte técnico, informando sobre posibles problemas antes de que se conviertan en fallas críticas.
Por ejemplo, pueden notificar cuando el nivel de tóner está bajo, si un componente necesita mantenimiento o si el dispositivo presenta un error, lo que permite una gestión proactiva y reduce los tiempos de inactividad.
Además, algunos equipos pueden ser monitoreados de forma remota, lo que significa que los técnicos pueden diagnosticar y resolver problemas sin tener que estar físicamente presentes, agilizando la resolución de incidencias y optimizando el tiempo de funcionamiento del equipo.
2. Optimización del uso de recursos y ahorro de costos
La integración de IoT en los equipos multifuncionales no sólo mejora la productividad, sino que también permite una mejor gestión de los recursos. Estos dispositivos pueden recopilar datos sobre la cantidad de tinta o tóner utilizada, el volumen de impresión y las tendencias de uso, lo que ayuda a identificar patrones y prever la demanda futura.
Con esta información, es posible implementar políticas de impresión más eficientes, como la impresión a doble cara o la programación de tareas de impresión fuera de los horarios de mayor actividad, lo que puede reducir significativamente los costos operativos. Además, la información recopilada puede utilizarse para ajustar el consumo de insumos de manera más precisa, evitando el desperdicio.
3. Integración con plataformas y sistemas empresariales
Una de las capacidades más valiosas de los equipos multifuncionales compatibles con IoT es su integración con sistemas empresariales como plataformas de gestión documental, software de gestión de inventarios o soluciones de almacenamiento en la nube. Esta integración permite que los dispositivos no solo realicen tareas de impresión o escaneo, sino que también participen de manera activa en los procesos de negocio.
Por ejemplo, los documentos escaneados pueden enviarse directamente a un sistema de gestión de documentos en la nube o integrarse en aplicaciones de flujo de trabajo automatizado sin intervención manual, agilizando los procesos administrativos y reduciendo errores humanos.
4. Seguridad avanzada y protección de datos
La seguridad es una prioridad en el mundo empresarial, y los equipos multifuncionales con capacidades IoT no son la excepción. Estos dispositivos cuentan con medidas avanzadas de seguridad que protegen la información durante todo el proceso de impresión, escaneo y almacenamiento.
Por ejemplo, se pueden configurar políticas de autenticación de usuario, como la verificación por tarjeta o código PIN, asegurando que solo las personas autorizadas puedan acceder a las funciones del equipo. Además, la transmisión de datos puede ser cifrada, lo que evita que la información sensible sea interceptada en la red.
5. Facilidad de gestión remota y soporte técnico
La gestión remota es otra gran ventaja de los equipos multifuncionales IoT. Los administradores de sistemas pueden acceder a la configuración y el estado de los equipos desde cualquier lugar, lo que facilita la supervisión de múltiples dispositivos en diferentes ubicaciones, especialmente en empresas con múltiples sucursales o oficinas.
Además, el soporte técnico puede ser realizado a distancia en muchos casos, lo que reduce la necesidad de intervención física y acelera la solución de problemas. Esto resulta en menos tiempo de inactividad y una experiencia más fluida para los colaboradores que dependen de estos dispositivos para realizar su trabajo.
6. Futuro de la impresión inteligente
La compatibilidad con IoT abre un abanico de posibilidades para los equipos multifuncionales. En la actualidad, estos dispositivos son inteligentes, capaces de predecir y adaptarse a las necesidades de los usuarios, aparte de conectarse desde sus paneles a los diferentes aplicativos tanto en la nube como on premise.
Los avances en la inteligencia artificial y el machine learning permitirán que los equipos de impresión se ajusten automáticamente a los patrones de uso y aprendan a optimizar su rendimiento para mejorar la eficiencia, todo ello aparte de realizar reconocimiento de caracteres (OCR) desde el mismo equipo, analizar datos y brindar resultados.
Argontech, soluciones de impresión de última generación
Los equipos multifuncionales compatibles con IoT no solo representan un paso hacia la modernización de la infraestructura tecnológica de la empresa, sino que también ofrecen un sinfín de beneficios en términos de productividad, ahorro de costos, seguridad y gestión eficiente.
En Argontech, ofrecemos soluciones de impresión de última generación que integran estas innovadoras tecnologías, permitiendo a las empresas mantenerse a la vanguardia y mejorar su competitividad en un entorno empresarial cada vez más digitalizado.
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