Gestionar documentos diariamente implica establecer procedimientos y crear procesos. Muchas veces todo ese movimiento cobra vida propia y seguir los eslabones de esas operaciones documentales puede ser un verdadero dolor de cabeza. Veamos a continuación, cómo involucrar prolijamente a todos los responsables de la cadena, y cómo ahorrar tiempo y esfuerzo.
Afortunadamente, la transformación digital llegó para hacer más simple y segura toda esta gestión y existen prácticas probadas que permiten a las empresas diseñar un ciclo de vida documental eficiente.
Con toda esta información en movimiento, es importante prever cada una de las etapas que forman parte de la gestión de los documentos (creación, almacenamiento, intercambio y entrega, archivo o destrucción). Hay distintos aspectos que garantizan los estándares de seguridad requeridos por la empresa y los activos digitales disponibles hacen que la manejo de los documentos sea eficiente, organizada y productiva.
Mejores prácticas para una gestión documental eficaz
Para evitar el desorden y tomar el control, la automatización de flujos de trabajo es fundamental y hay ciertas prácticas que marcan la diferencia:
- Metas concretas: con el crecimiento del volumen de datos también aparecen oportunidades de mejora en la gestión documental. Hoy es frecuente el acceso de múltiples personas a un mismo archivo, incluso para realizar tareas en simultáneo. Es aquí donde resulta importante comprender y definir las pautas básicas sobre el propósito de la gestión, asignando roles, accesos y tiempos estipulados.
- Administración en una sola ubicación: es importante que la documentación se almacene donde el propietario pueda acceder fácilmente y controlarla. Esto es muy simple gracias al almacenamiento en la nube, cuya dinámica, simplicidad y seguridad evita posibilidades de pérdidas de información por error.
- Realizar registro de documentos: otra de las mejores prácticas para la documentación es mantener registros de todos sus documentos, guardar copias de seguridad o establecer flujos de aprobación auditables para conectar ambientes de trabajo remotos e híbridos y agilizar la aprobación de documentos en una plataforma única.
Existen muchas alternativas de almacenamiento y es ideal combinar alternativas en la nube con algún espacio físico también. - Guardar solo los documentos necesarios: un archivo eficiente comienza con una correcta definición de qué guardar y qué no. Es importante que sepa cuántos documentos necesita almacenar y dónde. Esto hará que sea mucho más fácil para todo el equipo la gestión cotidiana y las tareas de limpieza.
- Usar un archivador: una de las tradicionales y siempre recomendadas prácticas de administración de documentos es usar un archivador como herramienta para estructurar un orden. Definir un espacio físico para tal fin unificará flujos de información cuando sea necesario tenerlos impresos y simplificará tareas de búsqueda y guardado para las gestiones de todos los días, especialmente cuando están involucradas varias personas en el proceso.
- Nombrar correctamente a los documentos: Es muy fácil que los documentos se etiqueten incorrectamente cuando solo se almacenan en una carpeta en su computadora o en una unidad compartida. Esto puede generar todo tipo de problemas, desde un archivo ilegible, mal nombrado, hasta contenido faltante, con denominación genérica como "documento 1". En cambio, usar las carpetas y el nombre correcto permite encontrar lo que necesita, cuando lo necesita, independientemente del paso del tiempo (y liberándolo de apelar a la memoria).
- Definir el control de acceso: Es muy importante contar con una representación visual de cada tipo de documentos y los permisos de acceso. Se recomienda especialmente crear, por ejemplo, una hoja con tipos de documentos como columnas y grupos como filas y completarla para mantener un control constante sobre la seguridad de esos documentos. A medida que el volumen de información crece, se vuelve muy fácil comprometer la seguridad, por eso el control temprano garantiza una evolución segura.
- Aprovechar la nube: no basta con subirse a la nube, el compromiso de todo el equipo es fundamental para aprovechar sus potencialidades. En este sentido, el involucramiento y la capacitación hará que cada integrante del equipo sepa cuáles son los beneficios y los aproveche. Contar con expertos aliados en este proceso de formación continua es una variable que marca la diferencia.
- Controlar la versión del documento maestro: A medida que crece la complejidad del archivo, también crece la necesidad de crear versiones de documentos. El seguimiento automático de documentos permite la colaboración, la toma de decisiones y los cambios en toda la empresa.
- Invertir en un sistema de gestión documental: la adopción de un DMS ayudará a su organización a administrar y controlar todo tipo de documentos. Un sistema de gestión de documentos es una colección de software que gestiona, rastrea y proporciona acceso a los documentos, permitiendo a los empleados colaborar, compartir y trabajar con una visión general de todos los documentos relacionados con su proyecto.
Invertir en un buen sistema de gestión de documentos permite a las empresas tener la solidez digital necesaria para respaldar todo el movimiento de información que sostiene a su negocio. Si bien en la práctica, la documentación física e impresa aún es necesaria, la digitalización centraliza, unifica procesos, mejora la visibilidad de los mismos y permite un trabajo más seguro y coordinado. En el equilibrio y el orden está la clave.
Hacia la organización digital
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