Si está en proceso de digitalización o aún no lo hace completamente, debería considerar el uso de una plataforma de gestión documental para optimizar la transformación. Conozca qué es, con mayor profundidad en este artículo.
Seguramente, su empresa crea muchos nuevos documentos día a día y, en ellos, es donde se encuentra material muy importante para su funcionamiento y éxito. Revisar, enviar y almacenar estos datos, es una labor que conlleva mucho tiempo y recursos; por lo que en el proceso de transformación digital, muchas empresas han optado por un sistema de gestión documental.
Pero, ¿en qué consiste una plataforma de gestión documental y de qué forma ayuda a la optimización de procesos dentro de su empresa?
En qué consiste la gestión documental en su empresa
Un sistema de gestión documental consiste en un software utilizado para administrar, almacenar, editar y buscar archivos electrónicos en una organización. Al encontrarse en la nube, tiene mayor características y beneficiosas para las organizaciones, ya que se encarga de reducir tiempo y el uso de espacios físicos para guardar archivos, mejorar gestiones, optimizar el proceso de digitalización, entre otras.
Objetivos de la gestión documental
Utilizar un software de gestión documental cuenta con algunos objetivos claros para las empresas. Entre ellos podemos mencionar:
- Disminución de costos operativos: operar a través de documentos en papel es muy costoso. No solo se necesita invertir en hojas, tinta, carpetas y gabinetes; sino que también debes invertir en personal y espacio físico. Un sistema de gestión documental disminuye los costos operativos al almacenar toda la información en la nube.
- Optimización del tiempo: si utilizas este tipo de software y estás buscando un archivo, puedes buscar por palabras, frases o textos completos y encontrar con velocidad lo que necesitas. Por otro lado, optimiza el flujo de trabajo, haciendo que las personas puedan compartir y organizar rápidamente sus procesos.
- Mayor seguridad: este tipo de sistemas puede proveer a la organización con múltiples herramientas de seguridad frente a amenazas cibernéticas. Además de proteger los datos sensibles y confidenciales, puede contar con otras características como: identificación multifactor, permisos específicos a usuarios y respaldos de emergencia.
- Da un mejor control y visión de la organización: la gestión documental permite a las empresas rastrear flujos de información y documentación, permitiendo ver gran parte de los cambios realizados y hacia dónde irán esos documentos. De esta forma, se evitan confusiones y desorganización.
Características esenciales que debe tener la gestión de documentos
A pesar de que cada sistema es diferente dependiendo del proveedor, hay algunas funcionalidades clave que debe tener para que cumpla su propósito y se puedan optimizar las operaciones al máximo.
Captura de documentos y funcionalidades OCR
Esta característica consiste en recopilar contenido en distintos formatos, ya sea desde bandejas de correo, chats, formularios o contenido de un CRM; hasta utilizar la función de OCR, que es reconocimiento óptico de caracteres.
El OCR optimiza la digitalización de documentos, extrayendo y clasificando la información de archivos escaneados, donde se encarga de reconocer y destacar caracteres para formar oraciones y, posteriormente, un documento digital
Almacenamiento, búsqueda y recuperación
Estos sistemas se encargan de guardar los documentos digitales en la nube, de forma rápida y segura. Una vez almacenados, quienes tengan acceso a estos documentos pueden encontrarlos con agilidad y restaurarlos en caso de errores.
Flujos de trabajo personalizables
A través de la gestión documental se puede optimizar el flujo de trabajo a través de la automatización y control de tareas, ya que permite configurar los pasos de un proceso digital.
Al tener documentos dentro del sistema, dependiendo del archivo se puede definir un flujo de trabajo para optimizar los procesos dentro de una empresa. Por ejemplo, se le puede asignar un documento a la persona responsable de llevar a cabo cierta tarea o en caso de necesitar aprobación.
Gestión de usuarios y control de gestiones
Los usuarios tendrán la capacidad de modificar, enviar o borrar archivos a los que tengan acceso. Además, queda un registro para saber quién ha visto, editado o enviado un documento; lo cual es clave para aumentar la seguridad de la empresa y eliminar errores de procesos.
Integraciones
Muchos de estos sistemas cuentan con la capacidad de integrar o integrarse a un software de terceros, lo que permite un flujo de información entre diferentes plataformas. Esto se traduce en una optimización de tiempo y costos, mayor trazabilidad y una mayor integración de datos.
Seguridad
Como ya mencionamos, la seguridad es un punto clave dentro de los objetivos de un software de gestión documental para evitar pérdida o filtración de datos sensibles. Para asegurarse de esto, los sistemas cuentan con respaldos de emergencia, autenticación en varios pasos y por usuario, almacenamiento encriptado, constantes auditorías de seguridad y más.
Seguramente, ya tienes más claridad respecto a la importancia de contar con un software de gestión documental en las empresas y cuáles son sus características fundamentales. Si aún no lo implementas en su empresa, te invitamos a conocer sus alternativas junto a nosotros.
Optimice sus procesos con un sistema de gestión documental y notarás los cambios.
