Los procesos dentro de las empresas están cambiando. Los roles de las personas que allí trabajan también están modificándose. Las organizaciones que lograron mayor éxito entendieron que la gestión documental enlazada con herramientas de extracción inteligente de datos y con Inteligencia Artificial son parte de una natural modernización, que en menor o mayor tiempo, va a suceder.
Al igual que ocurre con todo cambio, surgen dudas y miedos, tanto de parte de los empresarios como de los recursos humanos implicados en los nuevos procesos.
Para comprender mejor la estructura y el funcionamiento al que están migrando todas las empresas, sean grandes o pequeñas, primero debemos entender qué es la gestión documental y por qué es tan importante su implementación en las organizaciones.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de prácticas, procesos y tecnologías destinados a organizar, almacenar, recuperar y proteger documentos y datos relacionados con las actividades de una entidad.
Estos documentos pueden ser de diversa naturaleza: desde facturas y contratos hasta correos electrónicos y extractos bancarios. Pero son apenas algunos ejemplos del infinito abanico de posibilidades.
El objetivo principal es facilitar el acceso rápido y seguro a la información relevante, garantizando su integridad y disponibilidad cuando sea necesario. Otro de los fines es generar flujos capaces de conectar a las personas con las nuevas tecnologías.
En un mundo cada vez más digitalizado esta implementación pasó a ser un componente esencial en la infraestructura operativa de toda organización moderna.
Por lo cual, indefectiblemente, una plataforma de gestión documental es hoy la puerta de entrada hacia la evolución de todo negocio.
Es necesaria tanto para una clínica, una entidad financiera, para un despacho legal o para una institución educativa.
Su implementación puede mejorar cualquier sector de una organización:
- Recursos humanos
- Administración y finanzas (pagos y cobros)
- Operaciones y logística
- Marketing
- Ventas y atención al cliente
En conclusión, la gestión documental puede beneficiar a todos los sectores de todo tipo de empresas ya que optimiza el flujo de la información, aumenta la productividad de los empleados y garantiza el cumplimiento de normativas y políticas internas y externas.
Entendido esto, veamos cómo una plataforma de gestión documental que tiene la posibilidad de sumar extracción inteligente de datos (inteligencia de contenidos) e Inteligencia Artificial (IA), puede lograr aquello que hasta hace muy poco parecía imposible.
Entendamos primero la extracción de datos y la inteligencia de contenidos.
Extracción de datos e inteligencia de contenidos.
La "inteligencia de contenidos" y la "extracción de datos con OCR" son dos conceptos relacionados pero distintos en cuanto a gestión y análisis de información.
La extracción inteligente de datos
El principal objetivo de la extracción inteligente de datos con OCR es capturar y convertir información no estructurada, como texto en imágenes o documentos escaneados, en datos estructurados y procesables. Se enfoca en la digitalización y la extracción de datos específicos de documentos físicos o digitales.
En la extracción de datos no estructurados y estructurados, es que nos acercamos a las tareas específicas de data entry que se cargaban manualmente y que a partir de la implementación de una plataforma de gestión documental con inteligencia de contenidos como Netcontent cambió para siempre los procesos de las organizaciones.
La tecnología principal utilizada para la extracción de datos es la OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que permite convertir imágenes de texto en texto digital que puede ser editado y procesado por computadoras.
Los sistemas de OCR identifican caracteres en imágenes escaneadas o fotografías de documentos y los convierten en texto editable.
También es utilizado el reconocimiento de Formularios (ICR) para reconocer y convertir texto manuscrito en formato digital. Esta tecnología es útil para capturar datos de formularios escritos a mano, como cheques, documentos impositivos, formularios de encuestas y notas.
Sin embargo, el concepto “extracción de datos”, hoy también se relaciona con la inteligencia de contenido debido a que el avance de la tecnología en la vida diaria de las empresas como de las personas ha avanzado varios casilleros.
Inteligencia de contenidos
Con la inteligencia de contenidos es posible avanzar varios eslabones en lo que refiere a los procesos de las empresas, ya que a la extracción y estructuración de datos provenientes de todo tipo de documentos, se suman las funciones de analizar y comprender el contenido, la intención y las expresiones relevantes.
Se centra en la interpretación y el procesamiento de información para asistir a los usuarios y entregar los datos necesarios para el trabajo diario.
Con la inteligencia de contenidos se pueden automatizar muchas de las decisiones empresariales de manera autónoma, incluso aquellas cruciales para las organizaciones.
¿Final del data entry?
📢¡No alarmarse! El enunciado de este apartado puede parecer apocalíptico, más para los encargados de desarrollar las tareas manuales de carga de información, es decir, para quienes, aún hoy, desempeñan la labor de data entry.
Pero nada está más alejado de la realidad que una posible pérdida del puesto de trabajo. Lo que sí sucederá es la reconversión de esta labor.
Lo que antes era una tediosa carga de información manual será automatizado, y los recursos humanos allí empleados asumirán nuevos roles y responsabilidades que agreguen más valor a la empresa.
Nuevas tareas que surgen a partir de la automatización de los procesos:
- Análisis de Datos: Los empleados de data entry pueden pasar de simplemente ingresar datos a analizar e interpretar la información recopilada. Esto puede implicar la identificación de tendencias, la generación de informes, la detección de anomalías o la extracción de insights para la toma de decisiones empresariales.
- Gestión de Excepciones: Aunque la automatización puede manejar la mayoría de los casos rutinarios, aún puede haber situaciones excepcionales que requieran intervención humana.
- Optimización de Procesos: Con su experiencia en los flujos de trabajo y los datos de la empresa, los empleados de data entry pueden contribuir a la optimización continua de los procesos empresariales. Pueden identificar áreas de mejora, proponer soluciones y participar en iniciativas de mejora de la eficiencia operativa.
- Desarrollo de Capacidades: La automatización de los procesos libera tiempo y recursos que pueden ser utilizados para el desarrollo profesional de los empleados de data entry. Esto puede incluir la capacitación en habilidades técnicas, la adquisición de conocimientos especializados o la participación en proyectos de innovación y transformación digital.
En resumen, cuando una empresa automatiza los procesos surgen roles más estratégicos y centrados en el análisis, lo cual agrega más valor a la organización en general.
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