¿Sabía que miles de empresas procesan anualmente más de 9.300 millones de páginas, incluyendo documentos y formularios mediante el uso de tecnologías ABBYY?
Ingresar datos y procesarlos fue una tarea muy tediosa de concretar en el pasado, ya que se realizaba manualmente, quitándole a la empresa tiempo valioso y generando costos considerables sin que se pudiesen obtener los resultados deseados.
La obtención de información relevante dentro del entorno empresarial es indispensable para la toma de mejores decisiones ¡Y sobre todo si se obtienen en tiempo real! Para lograrlo, es necesario el escaneo de documentos y su posterior digitalización, como así también la extracción de datos significativos del negocio.
La extracción de datos añade inteligencia a los negocios
La extracción inteligente de datos es la solución para este tipo de escenarios, ya que facilita los procedimientos mencionados y añade inteligencia a los procesos de negocios, convirtiendo a la automatización en una tarea simple y permitiendo extraer la información contenida en documentos de papel o de origen digital, estén o no estructurados, para posteriormente enlazarlos a los sistemas de gestión haciendo uso de un conjunto completo de tecnologías y herramientas.
Facturas, solicitudes de tarjetas de crédito, contratos, e-mails de clientes, declaraciones fiscales y cuestionarios, son algunos de los tipos de documentos que pueden utilizarse para extraer distintos tipos de datos, ayudando de esta manera a las empresas a reducir considerablemente sus gastos de procesamiento y archivo, a optimizar los tiempos operativos y a consolidar un mejor análisis de la información.
¿Cómo funciona la extracción?
Clasificación automática
Luego de procesar los distintos tipos de documentos que entran al sistema de forma automática, incluyendo, si existen, formatos de imagen, se procede a la clasificación de los mismos haciendo uso de la tecnología. De esta forma no solamente se define el tipo de documento, sino que se trabaja en el buen procesamiento del contenido.
Reconocimiento de los documentos
Al reconocer los documentos se busca hacer accesibles todos los datos que antes estaban en papel. Para ello se utilizan herramientas de alta tecnología como el OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), el ICR (Reconocimiento inteligente de caracteres), el reconocimiento por código de barra y el reconocimiento óptico de marcas. Además se aplican pruebas de consistencia para garantizar que los documentos sean exitosamente organizados y reconocidos para proceder a la validación automatizada.
Extracción de los datos de fuentes diversas
El siguiente paso es la extracción o minería de los datos estructurados (por ejemplo, la automatización AP) y de los no estructurados u homogéneos (por ejemplo, los contratos), sin importar los formatos, volúmenes o canales que contengan, gracias al uso de la tecnología ABBYY.
Verificación de los campos
Se busca en esta fase confirmar que los datos extraídos correspondan a los del documento original y que todos los pasos anteriores se hayan cumplido sin errores. Esto se logra través de tres métodos conocidos como la verificación del grupo, la verificación del campo, o la verificación en la ventana del documento.
Exportación de datos
En esta fase, se exportan los datos procesados a archivos presentados en diferentes formatos, a bases de datos, sistemas de registro u otros destinos definidos por el usuario. La exportación se realiza en un archivo PDF o en una ubicación de almacenamiento, describiendo la estructura del documento y la dirección de cada imagen.
Monitoreo web
En esta etapa de monitoreo se generan notificaciones para evaluar el rendimiento de las plazas de procesamiento y cargas. Allí se controla además el funcionamiento del sistema, su productividad y se reciben (si es el caso) notificaciones referentes al crecimiento de la base de datos.
Extracción inteligente de datos es sinónimo de una mejor toma de decisiones
Gracias al procesamiento automático de datos incluidos en imágenes, e-mails y cualquier documento inherentes a las empresas y organizaciones, se permite mejorar el rendimiento de los procesos y lograr una mejor toma de decisiones de negocio.
También este método ayuda a las empresas de diversos sectores como los de salud, educación, finanzas, transporte y seguros a satisfacer las necesidades rutinarias de imágenes de documentos, a consolidar la información obtenida, a disminuir redundancias, compartir archivos de forma segura y cumplir obligaciones normativas complejas, transformando definitivamente el futuro de los negocios y el uso que se da a los datos para mejorar la experiencia del usuario.
¿Quiere aplicar la extracción inteligente de datos para añadir inteligencia a sus procesos de negocio? En Argontech podemos ayudarle, contáctenos.